RGPD en inspección: qué demostrar con tus registros de ludoteca
Consentimientos, minimización y trazabilidad. Checklist para una visita de AEPD o auditoría interna sin improvisar.
Cuando llega una consulta de un progenitor o una revisión de cumplimiento, «lo tenemos en el cuaderno» ya no basta. En tratamiento de datos de menores, lo que importa es qué puedes demostrar con registros ordenados.
Los cinco pilares que suelen preguntar
- Base legal y finalidad de cada dato (alta, avisos, facturación).
- Consentimientos versionados (qué aceptó, cuándo, qué texto).
- Minimización: solo campos necesarios en alta y portal.
- Derechos: acceso, rectificación, supresión con plazos razonables.
- Roles: quién del personal accede a qué pantalla.
LudoSAFE registra consentimientos y ejercicio de derechos desde el portal familias. Marco de producto en cumplimiento.
Checklist documental (antes de la visita)
| Documento / registro | Dónde debe estar |
|---|---|
| Política de privacidad actualizada | Web + enlace en alta |
| Registro de actividades de tratamiento | Tu documentación (DPO/asesoría) |
| Evidencia de consentimiento por familia | Software, no solo papel |
| Procedimiento de brechas | Interno, conocido por dirección |
| Formación básica del equipo | Acta o registro de sesión |
El software no sustituye al DPO: facilita el extracto de lo operado.
Errores que debilitan una defensa
- Fotos de menores en WhatsApp de personal.
- Exportar listas completas a Excel sin control de copias.
- Conservar datos «por si acaso» sin plazo definido.
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Conclusión
Pasar una inspección no es tener un PDF bonito: es coherencia entre lo que prometes en privacidad y lo que muestra el sistema cuando piden pruebas.
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